Coordinador del Centro de Actividades
Resumen del puesto
Un individuo dinámico que es capaz de manejar múltiples tareas simultáneamente. El ACC es responsable de múltiples tareas diarias y mensuales dentro del Departamento de Marketing, del Centro de Actividades y Recursos y de las interacciones constantes con pacientes y socios de la comunidad.
Responsabilidades laborales
- Planifica y coordina actividades sociales y educativas.
- Realiza un seguimiento de la asistencia a eventos, desarrolla estrategias de divulgación y genera nuevos pacientes para la oficina.
- Mantiene relaciones con los agentes de seguros y proveedores asignados (el Director de Marketing asignará a los agentes).
- Realiza visitas VIP a la oficina cuando es necesario.
- Ayudar a los pacientes a rellenar el papeleo.
- Actúa como conserje de pacientes e interactúa regularmente con los pacientes que esperan en el vestíbulo y en el Centro de Actividades.
- Resuelve los problemas de atención al cliente que se le plantean.
- Realiza el mantenimiento diario del Centro de Actividades y Recursos para garantizar que todas las áreas estén limpias y organizadas.
- Solicita y compra suministros diarios y material de marketing para el Centro de Actividades y Recursos y la oficina, según sea necesario.
- Apoyo y comunicación con nuestros conductores.
Requisitos
- Dominio del inglés y el español.
- Evaluación AHCA elegible.
- Gran capacidad de organización y comunicación.
- Capacidad para establecer prioridades y realizar múltiples tareas.
- Dominio de Microsoft Word, Excel y PowerPoint.
- Conocimientos básicos de funcionamiento de consultorios médicos, seguros médicos, Medicare y Medicaid.
- Actitud positiva y personalidad extrovertida.
Informes
Cada día, el ACC recibirá múltiples informes del Director de Marketing y del Supervisor del Servicio de Atención al Socio para llevar a cabo sus tareas diarias y mensuales. El ACC será responsable de utilizar estos informes de forma eficaz y de actualizarlos en función de los resultados diarios.
1. Agenda de nuevos pacientes del día (NPCAP)
- Lista de nuevos pacientes en la agenda de ese día.
- ACC conocerá a los nuevos pacientes, les ayudará a registrarse y completar el papeleo, proporcionará una visita a la oficina si es necesario y orientación en colaboración con el director de la oficina o el administrador.
- Enviado el día anterior por el Director de Marketing.
2. Horario del día sólo para Medicare y doble elegibilidad
- Lista de todos los pacientes con doble elegibilidad y Medicare que están en el programa para ese día, que actualmente no forman parte del plan de capitación. (Plan Medicare Advantage).
- ACC se reunirá con estos pacientes en la sala de espera y les invitará al Centro de Recursos de Actividades para mostrarles los servicios y actividades. Les presentará al agente presente ese día.
- Enviado la víspera por el supervisor del Servicio de Atención al Socio.
Tareas
1. Marketing
- ACC dará prioridad a todas las tareas de Marketing, informes de Servicios a los Miembros y eventos asignados por el Director de Marketing y el Supervisor de Servicios a los Miembros.
2. Eventos mensuales
- Recoge los eventos mensuales de los patrocinadores de la comunidad y los introduce en la hoja de cálculo del calendario antes del día 15 del mes para su aprobación por el Director de Marketing.
3. Paseos por el vestíbulo
- El ACC debe caminar por el vestíbulo e interactuar con los pacientes diariamente de forma regular según el tiempo disponible: 9:00, 11:00, 14:00 y 16:00.
4. Creación y mantenimiento de la lista de proveedores
- ACC debe crear y mantener una lista de proveedores e información de contacto que trabajen dentro del Centro de Actividades y Recursos y alrededor de su oficina asignada. La lista debe incluir agentes de Medicare, salud en el hogar, hospicio, productos farmacéuticos, instalaciones de vida asistida, etc.
5. Planificación del calendario
- Cada mes, el CAC se encargará de programar sus viernes sociales.
- Cada mes, el ACC debe organizar 2 celebraciones de cumpleaños, una para los pacientes de Envejecimiento y los pacientes con Doble Elegibilidad y Medicare y otro día para nuestros HMO actuales. Estas celebraciones de cumpleaños no se mostrarán en el Calendario de Actividades y las invitaciones se harán por teléfono a cada paciente.
- La ACC debería programar un mínimo de 4 actos educativos al mes.
- El CAC debe programar un mínimo de 8 actividades al mes. (sin incluir los viernes sociales)
- Todos los eventos deben programarse con un mínimo de 30 días de antelación para poder promocionarlos y apoyarlos adecuadamente.
Reuniones mensuales
Cada mes, el CAC mantendrá una reunión con sus Directores para debatir estrategias de marketing, formación, calendario, producción y eventos del Centro de Actividades.
Ejemplo de tareas diarias
- Revisa los informes de programación (tarea de marketing, sólo Medicare, lista doble del día, nuevos pacientes del día e informe diario de transporte de pacientes de Medicare).
- Prepara café y bocadillos para el día.
- Limpia y organiza el Centro de Actividades y Recursos.
- Abre el Centro de Actividades a las 8:30 h.
- Recorre el vestíbulo cada dos horas (9:00, 11:00, 14:00, 16:00) e interactúa con los pacientes cuando el tiempo lo permite.
- Visitas VIP en función de las necesidades.
- La hora de comer debe ser antes o después de cualquier acto o actividad programada.
- Interactúa con los nuevos pacientes y les ayuda a completar el Paquete de Nuevo Paciente cuando el tiempo lo permite.
- Interactúa con pacientes con doble elegibilidad y sólo Medicare y les presenta al agente del día.
- Prepara la sala para cualquier actividad y ayuda a los Agentes a diario.
- Completa las llamadas de invitación a eventos. (cumpleaños)
- Cierra el Centro de Actividades a las 16:00.
- Limpia y organiza el Centro de Actividades y Recursos.
- Llama a los pacientes restantes.
- Actualiza y completa los informes requeridos.
- Entregar todos los informes y tareas de Marketing al Director de Marketing antes de las 16:30.
- Fin de la jornada 17:00 h.
